Entrepreneur individuel : quels sont les frais déductibles dans le régime réel ?

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Voici les principaux frais et charges que vous pouvez déduire de vos revenus si vous êtes exploitant individuel et soumis à un régime réel d’imposition. Ces postes de dépenses sont classés dans l’ordre de la déclaration de résultats n° 2031. A souscrire pour le 3 mai 2012.

Distinguer les charges et les immobilisations

Avant de savoir ce que l’on peut déduire en charges dans un régime réel d’imposition, il faut bien distinguer les charges et les immobilisations. Une charge est une dépense qui diminue le résultat de l’exercice et qui entraîne une baisse de l’actif net, ce qui n’est pas le cas d’une immobilisation. La consommation d’électricité, par exemple, engendre une dette et donc une diminution de l’actif net. L’acquisition d’une immobilisation, au contraire, n’a pas pour conséquence de diminuer l’actif net puisqu’un bien immobilisé va rester durablement à l’actif de votre entreprise.

Bon à savoir :par exception à ces principes, vous êtes autorisé à passer en charges déductibles certaines dépenses d’acquisition de biens : il s’agit des logiciels, des matériels, des outillages et des mobiliers de bureau (y compris les meubles meublants) dont la valeur unitaire hors taxes n’excède pas 500 euros. Pour les meubles meublants, la déduction en charges n’est toutefois possible que s’il s’agit du renouvellement courant du mobilier déjà installé, à l’exception donc de l’équipement initial et du renouvellement complet du mobilier, même si la valeur unitaire de chaque meuble ne dépasse pas 500 euros.

Les loyers et les charges locatives

Au régime réel normal, les loyers de votre entreprise sont déductibles des résultats de l’exercice au cours duquel ils ont couru, sans prendre en compte leur date de paiement par conséquent. Si vous êtes au régime simplifié, vous pouvez déduire les loyers de l’exercice de leur paiement, même si une fraction de ces frais concerne un exercice antérieur ou l’exercice suivant. Dans tous les cas, les frais d’entretien des locaux loués peuvent également être déduits.

Pour les pas-de-porte, les dépôts de garantie des loyers et les loyers de crédit-bail, des règles particulières sont prévues.
- Pas-de-porte : il constitue un supplément de loyer payé d’avance (et donc déductible) lorsqu’il est justifié par des loyers inférieurs à la valeur locative réelle des locaux. Dans le cas contraire, il constitue un prix d’acquisition du droit au bail, à inscrire à l’actif de l’entreprise.
- Dépôt de garantie du bail : le dépôt de garantie versé au bailleur lors de l’entrée dans vos locaux ne constitue pas une charge déductible, mais un élément d’actif. Il n’a donc aucune incidence sur le revenu imposable de l’exercice.
- Contrats de crédit-bail : les loyers versés dans le cadre d’un contrat de crédit-bail (ou de location avec option d’achat) sont déductibles, avec une limitation pour ce qui concerne le crédit-bail automobile (voir ci-dessous).

Bon à savoir : si vos locaux professionnels sont inscrits à l’actif de l’entreprise, toutes les charges qui s’y rapportent sont déductibles. S’ils ne le sont pas, seules les charges autres que celles qui sont liées à leur propriété (frais d’acquisition, impôts fonciers, amortissements) peuvent être déduites.

Les dépenses d’entretien et de réparation

Dans le régime réel, normal ou simplifié, les frais d’entretien et de réparation sont déductibles s’ils ont pour seul objet de maintenir les éléments d’actif en état de fonctionnement jusqu’à la fin de leur période normale d’utilisation. Vous pouvez ainsi déduire, par exemple, les dépenses de peinture, de plomberie ou d’électricité dans les locaux d’exploitation.

Les dépenses de grosses réparations (réfection d’une toiture par exemple) sont également déductibles, même si leur montant est élevé et même lorsqu’elles sont effectuées au cours de la dernière année d’amortissement de l’immeuble : il suffit qu’elles n’en prolongent pas de façon notable la durée d’utilisation. De même pour les dépenses de remplacement de pièces usagées d’une machine ou d’échange standard d’un moteur, qui sont déductibles dans la plupart des cas.

Bon à savoir : si vous transformez un appartement en bureaux ou si vous effectuez une rénovation importante dans un magasin ou une boutique, ces dépenses doivent être immobilisées et ne peuvent être déduites que par le biais des amortissements.

Les primes d’assurance déductibles

Les primes d’assurance versées pour garantir les risques concernant les divers éléments de l’actif sont déductibles : incendie, bris de glace, inondation, responsabilité civile, pertes d’exploitation, notamment.

Attention cependant à quelques particularités :
- vous pouvez déduire, lors de leur échéance, les primes versées au titre d’un contrat d’assurance “homme clé”, quelles que soient les modalités d’indemnisation fixées par le contrat (capital forfaitaire ou indemnité calculée en fonction de la perte d’exploitation effective) ;
- les primes versées en vertu de contrats d’assurance-vie ou d’assurance-décès souscrits au profit de l’entreprise sur la tête du dirigeant ne sont pas déductibles au fur et à mesure de leur échéance, mais globalement en fin de contrat (lors du versement du capital par la compagnie d’assurances). Toutefois, si la souscription d’une assurance-vie a été imposée par la banque en garantie d’un emprunt accordé à l’entreprise, les primes sont déductibles au fur et à mesure de leur échéance.

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